計調是旅行社的基礎崗位，也是核心崗位，如果說旅行社是串聯(lián)旅游各行業(yè)，是一個中心的話，那么計調部則是串聯(lián)旅行社各部門，是旅行社的一個中心，計調人員的素質直接決定了旅行社的經營管理水平，也決定著旅行社的利潤和服務質量。然而，長期以來，旅行社對計調崗位缺乏足夠的重視，使得計調人員的流失嚴重，制約了計調人員整體的發(fā)展。

　　（一）計調報價篇

　　一、慎言說“報價”，未必是“心得”

　　報價—在生意上是一種“唱”。其方式依據(jù)行業(yè)有別，旅行社用傳真（過去用電傳），今天有用Fax-mail、QQ或MSN將自己的賣價“唱”買家。作一份標準報價并不難，難的是一份飽含概要、素質、實力甚至情義的報價能否叩動買家的心弦—贏得團隊。

　?。ㄒ唬┖玫膱髢r取決于作業(yè)質量

　　1、首先是書面質量

　　旅行社報價以行業(yè)專有的格式作出，有別于公文寫作，允許省略標題、事由、抄報抄送等無關項目。

　　基本要求：

　?。?span lang="EN-US" xml:lang="EN-US">1）臺頭格式一定要醒目、規(guī)范、講究，要與企業(yè)的CI系統(tǒng)一致，特別要正確表達商號、品牌以及回復、更改等主要指征；

　　（2）文本必須清晰，有利閱讀（如果是傳真件，與打印機、傳真機質量關）；

　　（3）字體、字號選擇恰當。

　　這幾點看上去簡單，實際運用時，有人只考慮節(jié)約版面，將眾多的內容擠在一起，搞得面目“滄桑”，不堪卒讀；有人只根據(jù)自己的好惡選擇字體、字號，搞得對方要隨著你的心情閱讀文本。筆者在作業(yè)時，曾就選擇字體幾度揣摩：大多數(shù)認可宋體；境外（華人OP）接受魏體；也有鐘意黑體。為此，我為那些長期客戶設立了專門的字體模板，專伺其味。

　　2、其次是文字質量

　　報價的文字質量體現(xiàn)OP的技術“等級”和“含量”。其文字表達必須符合行業(yè)（或約定俗成）的表達規(guī)范；報價行文中，在致敬啟者之后，最先概括報價依據(jù)（人數(shù)、國籍、用房、用車等）；然后按照日程、行程、特殊安排、報價（或單列）、聯(lián)絡方式的順序一一作出，文字要求精練、表達準確，特別是景點描述，要與產品宣傳有所區(qū)別。

　　3、第三是作業(yè)速度

　　國際間過去的規(guī)范是24小時回執(zhí)，隨著資訊發(fā)達和競爭日益加劇，今天的回饋速度從8小時縮短到2小時，甚至10分鐘。個人體會，對方將會不自覺的從回執(zhí)速度上判斷報價方的業(yè)務熟練程度，從中拿捏交付團隊的分寸。有靈氣的OP吃的就是這一口，快速、精到、準確、無可挑剔。碰上這樣的計調，省心、省力、省時，事半功倍。

　　4、第四是電話聯(lián)絡（或電話答疑）

　　當對方收到報價，如有擴展問詢，或差異核對，電話交流成為必然。接聽（回復）電話是再基礎不過的基礎。原則上，誰報價誰接聽。要求：禮貌熱情、使用普通話、話音清晰，回答問詢準確、果斷。忌諱有四，一忌記錯對方稱謂，胡答亂對，既失禮又失信；二忌“半自動”普通話，音調失準，貽笑大方；三忌答對含混，如“可能”、“應該”，拖泥帶水，令對方不知所云；四忌業(yè)務不熟，如“稍等，我查一下”等，讓對方心疼電話費。

　?。ǘ┖玫膱髢r取決于完整的信息

　　有了漂亮、整潔、工整的書面功夫，就需要可供表達報價的實際內容。實踐中，完整的報價必須向詢價方傳達出以下信息：

　　1.充分的業(yè)務信息

　　一個承擔報價工作的OP非有500個團的操作經驗，否則無法接近“優(yōu)秀”。在長期的磨練中，OP的成長是與個人掌握的業(yè)務信息不斷加和、控團經驗不斷積累并行的。衡量一個合格的OP，其善于獲得業(yè)務信息并有效地加以運用是首要標準。對實施報價的OP而言，業(yè)務信息是指對所報價地區(qū)的所有與旅游相關資源的認識和把握。如對酒店，不僅要明確所有不同時期的價格，還需要掌握區(qū)域、社情、房況、保安、車位、早（正）餐等等細節(jié)。對用車，不僅要明確價格，更要通曉車型、配置、車況、駕駛員自然情況以及偏遠線路的停過費用、準確的移動里程等等細節(jié)。同理，還包括餐飲、景點（門票）、導游等重要要素。在以上要素中，信息動態(tài)的掌控最為關鍵。因為以上諸要素經常隨淡旺季節(jié)、重大活動、政府行為等影響發(fā)生變化，所以要求從事報價的人員，對動態(tài)信息必須刻意跟蹤“如影相隨”。

　　2.熟練的操控能力

　　OP熟練的操控能力是取得對方信任的關鍵。首先是熟練的對應。境外不同國家（地區(qū)），以及國內廣東、北京、華東、上海、西安等地區(qū)的詢價方式各不相同，“討價還價”也有很大差別。OP要有“見人下菜碟”的本事，既要熟悉不同國家、地區(qū)的詢價特征，又要了解對方OP處事的個性，還要有針對性的實施不同的報價策略。其次，熟練的操控還表現(xiàn)在：快速瀏覽詢價——快速捕捉詢價要點——快速表達報價特色——快速形成報價文本——快速傳遞報價信息。關鍵是快，反應快、應對快、行文快、且流暢，決不因微小的失誤導致“信任”的丟失；第三是應變自如。面對詢價中形色不同的要求，需要OP在報價中向對方提供多樣化的選擇。比如同樣線路多樣的變化，不同星級住宿的組合，各種交通方式的遴選以及以降低直觀價格為目的的報價組合等。

　　3.合理的行程配置

　　報價中的行程敘述是僅次于價格表達的另一大重點。行程敘述在早先的（現(xiàn)在有些對境外報價仍采用）報價中，分為三部分：

　　A、日程——每天游覽景點、停靠點、用餐地點等；

　　B、行程——每天移動距離、交通工具、抵離時刻、購物點、下榻酒店等；

　　C、特殊安排——風味餐、娛樂項目、語言導游、另類標準、特殊細節(jié)等；

　　從中不難看出，行（日）程（現(xiàn)如今業(yè)已合并表達，無妨）在報價中的地位。實踐中經常聽到這樣的抱怨：為什么對方總嫌我的價格高，而不仔細看看我的行程呢？原因大多在于，沒有對所報價的行程做認真的再創(chuàng)作，或忽視了行程配置的文字表達。通常，盡量詳盡的行程是推導出最終價格的關鍵，組團社中成熟的OP僅憑地接社的行程敘述，可以概要的獲取N多信息，同時給予地接社的報價以客觀的認同。盡管編排行程（即使組團社反報行程，也要再創(chuàng)作）有N多規(guī)律可供遵循，但動腦子與不動腦子是有很大差別的。因此，如果說學會打電話是作計調的基本功，那么，學會排行程則是作好報價的首要條件。千萬不要忽視這一環(huán)節(jié)，更不要“蘿卜快了不洗泥”或干脆在對方的詢價上手寫報價傳過去。這是個專業(yè)素質問題。

　　4.切實的價格水平

　　報價的態(tài)度要謙恭，體現(xiàn)在價格上要謹慎、切實。價格是報價諸要素中最為核心的要素。通常，旅行社報價的價格構成采用“加成定價法”，但在規(guī)則之外又有許多變數(shù)（各莊都有許多高招）。關鍵要把握以上闡述的內容，把盡可能多的信息、資源、同行價位、市面行情以及相關的函數(shù)關系加以整合，核算出“貼心”的價位，從而反映出地接社總體報價業(yè)務的水平。說者容易，做起來恐怕要有幾年的修煉。

　　5.優(yōu)惠的結付辦法

　　在報價后注明結算辦法，是吸引對方的重要細節(jié)。通常，組團社在出團前的平均收款都在90％以上。要求組團社全額現(xiàn)付，原本是再正常不過的事情，但時下需要區(qū)別以下幾種情況：

　　A、對方做一級銷售，直接向（團體）直客收取費用；

　　B、對方做一級銷售，直接向（散客）直客收取費用；

　　C、對方做批發(fā)銷售，直接向零售商收取費用；

　　D、對方做異地二級銷售，直接向異地一級銷售收取費用。

　　實踐中，在向對方申明結算辦法時，一定要注意針對不同的客戶組，提出不同的、有利于雙方的結算辦法。如：對于A/B類，原則上要求全額現(xiàn)付，如果是協(xié)議單位，則要根據(jù)批量大小、淡旺季節(jié)以及自身的墊付能力等情況，在堅守協(xié)議的基礎上做出適當讓步。對于C/D類，原則上要求全額現(xiàn)付，但要注意，一定要體諒對方也有一個結算周期?？梢砸髮Ψ浆F(xiàn)付或預付“大交通”或定額百分比費用，余款待“團后結清”。操作中，除了要把握以上原則，還要注意區(qū)別對方是否系列團/專列（包機）團等情況，待確認后，再提出進一步的優(yōu)惠辦法。一般來講，影響組團社現(xiàn)付團款有幾種原因：A、擔心接待質量；B、需要以該團款用于周轉；C、財務關系復雜（機構龐大、運轉效率低）等。因此，地接社應多從組團社立場出發(fā)，盡量體諒和寬容對方的難處（不討論`惡意`問題）。誠然，對于地接社來說，收款（到款率）既是衡量業(yè)務部門的硬指標，同時又是降低財務風險、確保企業(yè)利益的重中之重，因此，把握一個令雙方都能接受的結算辦法，看似簡單，實則包含了業(yè)務人員的責任心，反映了一家旅行社應變市場的能力和自身的（墊付）實力。

　　6.完備的應急聯(lián)絡

　　一份完備的報價中，在最后部分應特別注明應急聯(lián)絡，它包括：A、辦公通訊方式；B、24小時不間斷應急方式；C、必要時提供報價中所列下榻酒店、餐廳、景點聯(lián)絡方式等。打個比方，一旦雙方形成詢、報價關系，就如同鐵鏈拴住了兩頭，如果拴住兩頭的不是鐵鏈而是線頭，如下班、關機（可能是電池）那就慘了。其實，很少有人會故意犯這種低級錯誤。我有一個北京朋友，從業(yè)15年，從來不乘地鐵，她耽心“暫時無法接通”。一個好的、稱職的OP，恨不得把手機芯片植入大腦，他（她）們把隨身攜帶的通訊錄看的僅次于生命。請相信，“暫時無法接通”、“暫時無人接聽”，一般都是意外。因此，在作業(yè)中交代完備的應急聯(lián)絡，不僅是程序要求，更是取得對方信任、令對方感到“可靠”的前提。其實，作團與做人的原則是一樣一樣的。

　　（三）好的報價取決于內涵表達

　　編制一份好的報價，除了必須具備以上基本要素，還要在內涵上作刻意的表達，這種表達可以是廣義的報價：

　　1、細節(jié)表達。

　　一份好報價可以水靈靈的站起來。同樣的Word文本，簡潔又不失完備，豐滿又不乏靈性，全面又不至臃塞，嚴謹又飽含親切，字里行間透著關懷、體貼。“這樣的要求算不算太高”？高，不僅高而且太“渺”。但仔細想想，人類文明的延展是由人類自身的溝通成就的，在PC和Internet之前靠的就是書信往來。試想，將你原本娓娓道來的感覺放在紙上，把那些枯燥的行程敘述用“走過……；攀上……；穿越……；觀賞……；享用……；然后于…….入夢”串起來，相信，你的詢價方起碼會說：哇，你的報價好有意思耶。話又說回來，我們不能以此作為要求，可能不切實際，更不能作為衡量作業(yè)質量的標準（何況忙的時候有忙時的心境）。但是，具備精益求精、不斷創(chuàng)意的職業(yè)心態(tài)絕對是必要的。按照這樣的要求約束自己的作業(yè)，至少要比過去做的出“彩”。細節(jié)體現(xiàn)關懷，不僅是文字的修飾，還包括：根據(jù)客源地的風俗安排餐飲；根據(jù)團型調整觀光時間和移動距離等。總之，體現(xiàn)用功、在意、貼心、細致，首先在紙上折射接待水平。

　　2、謹慎承諾

　　謹慎承諾不是小心翼翼、慎之又慎，而是實事求是的放膽承諾。通常，由于旅行社在產業(yè)鏈中的位置，決定了企業(yè)必然受到上游或下游行業(yè)的制約。特別對于地接社，在提供6大要素的保障中，因為N多因素的影響，任意環(huán)節(jié)都可能是薄弱的、致命的。因此，在給予組團社的承諾時，既要實事求是的講明如：“旺季”、“調價”、“不可預見”等情況，同時又要“明目張膽”的承諾。例如火車（機、船）票務保障，事實上，“票”本身并不會因為企業(yè)的規(guī)模大小或青睞有加，或偶然惠顧，“從來確保萬無一失”只是旅行社的一個“夢”。誰都會有“走麥城”或“走過麥城”的時候。關鍵時刻，拼的是處置能力，是出了問題敢于負責，是“賠的起”膽色和實力。承諾，恐怕還不足以在報價中（紙面上）表達。這部分還需要通過語音（甚至零距離）與對方作完整的交流。當然最重要的是，承諾的可信度要靠平時的誠信積分來奠定。所謂承諾，就要兌現(xiàn)，失信則如“剝了皮的狗”。因此，承諾要謹慎，但要放膽。此為切切。

　　3、合作誠意

　　在報價的通篇中，付諸合作誠意，令對方看到你“捧出的心”，是報價的終極目的。當今旅行社業(yè)的合作早就不再囿于團來團往、帳款兩清的商業(yè)交際。旅行社的不同在于“信任”，在于“交給你可以放心睡覺”（雖然不是商場特例，但十分突出）。報價中反映的“合作誠意”，傳達給對方大約有兩層含義：一是“我誠心誠意的要做你的團”，因為我要“養(yǎng)家糊口”；二是“我誠心誠意的要讓你掙錢”，因為沒你就沒我。具體表達中，一忌“亂開價”，一定要留給組團社利潤空間；二忌“沒商量”，一定要設身處地為組團社著想；三忌“不作為”，一定要用心呵護對方的詢價。作為組團社，應該尊重地接社的“合作誠意”，不要錯把對方的委婉、呵護、禮遇和退讓當作砍價的薄弱環(huán)節(jié)，反之，時間長了，會讓雙方都感到“好棘手”，變成一種施乞關系就可悲了。“合作”的目的是雙贏，但不僅僅意味著雙方只為眼前利益。“誠意”是尊重，對對方，對前景，對共同謀生的職業(yè)。“合作誠意”實際是一種追求共生的境界。

　　二、報價單需要地接社做的文章是很多的

　　1、往返大交通還是區(qū)間交通，甚至包括景點間的交通，在行程上最好標明班次、出發(fā)和抵達時間；交通的票價最好有所體現(xiàn)，如果能做到列出不同鋪位的價格最好。

　　2、景點上標明價格，包括對內對外價格，以及景區(qū)中需自費的小景點的票價，還要標明景點游覽時間，至于具體的游覽路線也最好要有體現(xiàn)。而象上海東方明珠、海南博鰲水城這樣的觀外景的景點也要注明景點價格為好。

　　3、用餐上一般沒有多少可說的，但需要針對的不同地方的游客設計不同口味的菜式，這一點報價單在也要有所體現(xiàn)。

　　4、住宿中，除了一本正經的說明房差之外，每晚住宿的位置、星級或賓館新舊應該體現(xiàn)出來。

　　5、線路的綜合推介，地接社設計的每條線路，都應有所指向或特色，把這些在報價單上特別宣傳，說明設計主旨。

　　6、標明該線路價格的有效時間。

　　7、做為地接報價單，建議引入承諾制，尤其是組團社關心的旅游質量的承諾，諸如：承諾日均進店不超1個；承諾無強制消費等。

　?。ǘ┯嬚{必備的知識和工具篇

　　在目前的旅行社經營格局了，計調成了旅行社經營管理的核心崗位，也成了基本崗位。計調的好壞直接決定著旅行社的經營管理水平，也決定著旅行社的利潤標準和服務質量，如此關鍵的一個崗位，可悲的是我國目前的旅游行業(yè)卻沒有給這個關鍵崗位給予認證和規(guī)范。在具體操作里也沒有工作優(yōu)劣的一個衡量標準，更可悲的是只要說在旅行社工作，別人一般都只知道是導游。任何一個大的行業(yè)或全國性的一個企業(yè)都會對于它的每一個崗位制定嚴格的崗位規(guī)范，否則不可能實行跨地區(qū)的管理。

　　一、計調的分工和定義

　　組團型計調、接待型計調、專線型計調、散客性計調

　　二、計調的知識儲備和信息儲備

　?。ㄒ唬┲R儲備

　　1、一個合格的計調應該熟悉各項旅游法規(guī)，包括《旅行社管理條例》《導游管理條例》以及合同方面的法規(guī)以及酒店管理、以及車輛運輸、航空法規(guī)等相關行業(yè)的法律法規(guī)。

　　2、應該有較強的文擋處理知識，其中包括電腦辦公自動化軟件和簡單的圖形處理軟件，以后肯定會加上熟練使用旅行社各種經營管理軟件（個別崗位還應該要求具有網頁制作和其他網絡操作能力）也包括一些檔案制作和編制能力。

　　3、交際和溝通知識的儲備：旅游是個與人打交道的行業(yè)，如果沒有良好的溝通能力，不通曉一般的禮儀常識是不行的，如果可以類似于保險行業(yè)進行專門針對性學習和培訓，那么就會有更好的效果。包括細致從電話接聽，到團隊完畢后回訪，指定一個標準的程式，嚴格執(zhí)行。

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　　不同的計調就不同的分工，但是必須根據(jù)分工需要進行有大量的信息儲備

　　組團性計調信息儲備

　　1、組團型計調必須了解各條線路的價格，成本，特點以及可以影響這些因素的原因，還有各條線路的變化和趨勢。初入門的這種類型的計調，建議最好從全陪做起，而且要時常調閱本社團隊的卷宗，了解各條線路和各地接社的信息反饋，編寫各條線路地接社的反饋總結，同時了解客戶情況，對于自己所在的區(qū)域市場建立熟悉的人際關系，多渠道的了解客戶信息。

　　2、組團型計調必須要有一種以客戶為中心，滿足客戶需要的理念，成為客戶的朋友。（如何培訓和規(guī)范這方面的能力還想聽聽大家的意見）。

　　3、定期，每天查閱傳真和信息，在報價前再次落實核準價格，行程，標準，所含內容在簽定合同前提前通知地接社作好準備。

　　4、規(guī)范確認文件，在確認件中必須要同時具有到達時間，行程安排，入住酒店的標準，景點情況，餐標，車輛標準，導游要求、可能產生的自費情況。建議必須細致到車型、車齡、酒店名稱，還有可變化情況和變化后程序和責任情況。

　　5、熟悉導游情況，了解每個導游的年齡、外型、學歷、反饋、性格、特點、責任心、平常心，并了解社內導游的安排情況，以便做出針對客戶作出最合適的導游安排。

　　地接型計調信息儲備

　　熟悉所有接待區(qū)和周邊可利用地方的賓館，車輛，導游、景區(qū)、景點情況

　　1、車輛細致到車齡、車型、車況、駕駛員特點、車屬公司的情況，經營者的特點，經營狀況的好壞，事故的處理能力。各種行程和季節(jié)不同的車費和每條線路車輛所需要的油費、過路費以及該車所需要按月交納的規(guī)費管理費的基本情況，以及每趟次可能產生自費購物收入的下限和平均情況。

　　2、賓館細致到位置、星級、硬件標準，軟件管理水平、同級的競爭情況，經營情況，經營者的特點，以及經營狀況還有溝通和討價還價的能力，還有各賓館各季節(jié)的價格及變化情況。

　　3、了解地接范圍內所有的景區(qū)，景點的門票、折扣情況，自費景點、索道的價格、資源品位、以及特點，尤其要關注不同客源地客人對該景點的評價。

　　4、熟悉本社導游的管理方法、熟悉本社導游每一個的導游的年齡、外型、學歷、質量反饋、性格、作業(yè)特點、責任心、平常心、金錢觀念、突發(fā)事故的處理能力，適合的團型，并了解社內導游的安排情況，以便做出針對客戶作出最合適的導游安排。

　　5、熟悉本社的競爭環(huán)境，盡可能多的了解競爭對手的特點、報價、操作方式、優(yōu)勢和劣勢。

　　6、熟悉和本社相關線路或者是合作，連動線路的特點，下站或上站的操作情況，合作社特點，競爭情況，通常報價內容，浮動狀況。

　　7、熟悉所有客源情況以及客源地的旅行社狀況，特點，競爭情況以及信用程度。

　　專線性計調

　　1、他首先必須要熟悉自己所負責專線的航班、航空公司，以及航空公司的營銷及相關工作人員，有時候一家旅行社或者專線辦事處在大交通上所取得的優(yōu)勢能夠讓公司在最短的時間內獲得最大的利潤。如何進一步的建立、發(fā)揮自己公司的公關資源是它必須要面對和解決的問題，也是一個優(yōu)秀計調的試金石。

　　2、他必須熟悉自己所負責線路的賓館，車輛、景區(qū)情況和對應接待導游的情況，這些情況的了解應該不會遜色于一個接待型的計調。

　　3、要了解自己所在的市場情況，也就是客戶來源，通常面對的是組團社，每個區(qū)域市場的組團情況，組團社的能力、信譽，負責人，計調實力和要求。以及資金信用情況，以及自己長期合作團隊數(shù)量、質量。盡可能的要求全部了解。這樣你能在矛盾時作出準確的判斷。確定自己的需求方向。

　　4、要了解自己的競爭狀況，與自己雷同和類似的競爭對手計調優(yōu)勢，實力，營銷優(yōu)勢，誠信狀況，以及溝通和合作能力。盡可能和他們保持一種既競爭又友好的狀態(tài)。

　　5、了解自己的財務狀況，包括墊支和資金回籠，一個只知道做團不知道收錢的旅行社不會有好的效益的。

　　6、了解自己專線的時間和季節(jié)變化情況下的團隊量，能夠合適的安排時間進行系統(tǒng)銷售，通過走訪了解自己客戶需要和市場潛力。并儲備客戶資料，包括一些負責人的性格、愛好，實力、特點等等。

　　散客性計調大部分情況分為兩種

　　第一種為辦事處或專線，在控制機票后以散客拼團為主要工作任務的計調。

　　這種計調他的信息儲備因該大致和專線計調相同，但更多的是需要一種細致和不厭其煩。通常是專線計調的一種成長途徑。一般優(yōu)秀的散客計調都是經理，他們不僅要能力敏銳的判斷出不同時期、不同季節(jié)的散客出行量。而且還能夠準確的預測并控制航班機位或者是車輛數(shù)量，做到既能夠吃得飽，又不至于噎著

　　另外一種大部分屬于組團社的營業(yè)員性的。

　　他們因為工作的需要又有著不同的要求：

　　1、熟悉各條線路的價格及價格變化、團隊計劃，特點、問題所在、線路缺點。需要提醒或注意的地方。

　　2、熟悉規(guī)范確認文件，在確認件中必須要同時具有到達時間，行程安排，入住酒店的標準，景點情況，餐標，車輛標準，導游要求、可能產生的自費情況。建議必須細致到車型、車齡、酒店名稱，還有可變化情況和變化后程序和責任情況。

　　3、熟悉旅游合同和細節(jié)以及注意事項和責任條款有可能產生的后果以及經常產生爭議的結。

　　4、熟悉旅游意外險、責任險，航空保險的責任條款以及相關手續(xù)和辦理辦法，以及理賠的方式和程序。

　?。ㄈ┑亟佑嬚{作業(yè)規(guī)程篇

　　一、報價

　　根據(jù)對方詢價編排線路，以《報價單》提供相應價格信息（報價）；

　　二、計劃登錄

　　接到組團社書面預報計劃，將團號、人數(shù)、國籍、抵/離機（車）、時間等相關信息登錄在當月團隊動態(tài)表中。如遇對方口頭預報，必須請求對方以書面方式補發(fā)計劃，或在我方確認書上加蓋對方業(yè)務專用章并由經手人簽名，回傳作為確認件；

　　三、編制團隊動態(tài)表

　　編制接待計劃，將人數(shù)、陪同數(shù)、抵/離航班(車)、時間、住宿酒店、餐廳、參觀景點、地接旅行社、接團時間及地點、其他特殊要求等逐一登記在《團隊動態(tài)表》中；

　　四、計劃發(fā)送

　　向各有關單位發(fā)送計劃書，逐一落實。

　　1、用房：根據(jù)團隊人數(shù)、要求，以傳真方式向協(xié)議酒店或指定酒店發(fā)送《訂房計劃書》并要求對方書面確認。如遇人數(shù)變更，及時做出《更改件》，以傳真方式向協(xié)議酒店或指定酒店發(fā)送，并要求對方書面確認；如遇酒店無法接待，應及時通知組團社，經同意后調整至同級酒店。

　　2、用車：根據(jù)人數(shù)、要求安排用車，以傳真方式向協(xié)議車隊發(fā)送《訂車計劃書》并要求對方書面確認。如遇變更，及時做出《更改件》，以傳真方式向協(xié)議車隊發(fā)送，并要求對方書面確認。

　　3、用餐：根據(jù)團隊人數(shù)、要求，以傳真或電話通知向協(xié)議餐廳發(fā)送《訂餐計劃書》。如遇變更，及時做出《更改件》，以傳真方式向協(xié)議餐廳發(fā)送，并要求對方書面確認。

　　4、地接社：以傳真方式向協(xié)議地接社發(fā)送《團隊接待通知書》并要求對方書面確認。如遇變更，及時做出《更改件》，以傳真方式向協(xié)議地接社發(fā)送，并要求對方書面確認。

　　5、返程交通：仔細落實并核對計劃，向票務人員下達《訂票通知單》，注明團號、人數(shù)、航班(車次)、用票時間、票別、票量，并由經手人簽字。如遇變更，及時通知票務人員。

　　五、計劃確認

　　逐一落實完畢后（或同時），編制接待《確認書》，加蓋確認章，以傳真方式發(fā)送至組團社并確認組團社收到。

　　六、編制概算

　　編制團隊《概算單》。注明現(xiàn)付費用、用途。送財務部經理審核，填寫《借款單》，與《概算單》一并交部門經理審核簽字，報總經理簽字后，憑《概算單》、《接待計劃》、《借款單》向財務部領取借款。

　　七、下達計劃

　　編制《接待計劃》及附件。由計調人員簽字并加蓋團隊計劃專用章。通知導游人員領取計劃及附件。附件包括：名單表、向協(xié)議單位提供的加蓋作業(yè)章的公司結算單、導游人員填寫的《陪同報告書》、游客（全陪）填寫的《質量反饋單》、需要現(xiàn)付的現(xiàn)金等，票款當面點清并由導游人員簽收。

　　八、編制結算

　　填制公司《團隊結算單》，經審核后加蓋公司財務專用章。于團隊抵達前將結算單傳真至組團社，催收。

　　九、報帳

　　團隊行程結束，通知導游員憑《接待計劃》、《陪同報告書》、《質量反饋單》、原始票據(jù)等及時向部門計調人員報帳。計調人員詳細審核導游填寫的《陪同報告書》，以此為據(jù)填制該《團費用小結單》及《決算單》，交部門經理審核簽字后，交財務部并由財務部經理審核簽字，總經理簽字，向財務部報帳。

　　十、登帳

　　部門將涉及到該團的協(xié)議單位的相關款項及時登錄到《團隊費用往來明細表》中，以便核對。

　　十一、歸檔 

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